第一章 岗位职能

为新入住客人办理入住的押金收取手续；将住店客人在餐厅、酒吧、舞厅、商场等营业点的消费项目入账；将住店客人的结算和押金情况入账；为退房的客人办理结账手续；结清每天、每班的票据、款项和账单，并编制相应的营业报表。

第二章 收银系统概念

账户

“账户”是存放客人消费和结算记录的地方，是整个前台收银系统的核心。按照财务的有关概念，IPMS系统采用的是复式记账法，即每个账户都分为“借方”和“贷方”两大部分，均以财务制度的标准定义，此处借方反映客人在酒店里的消费情况，如房租、电话、洗衣费、餐费等，贷方既反映客人的押金情况(如现金)，也反映客人的最后结算情况，如补款、退款、信用卡、支票、街账等。

账户余额

“账户余额”等于账户的借方金额减去贷方金额，反映的是客人与酒店的信贷关系。一般来讲，当客人使用支票、信用卡等非现金类方式进行结算时，其账户的余额不能超过该账户的信用限额，否则该账户将被视为“危险余额账户”，需要由酒店的信贷部门按酒店信贷规定进行特别的控制和处理。特别是，当客人是用现金付账的，如果余额为负数，表示客人的押金还没有用完，如果余额为正数，表示客人的消费情况已经超过押金，可能需要尽快向客人催收押金。当然，余额为负数并不表示客人不需要补交押金了，因为在一般情况下，客人账户中的押金多余部分应能保证足以支付当天晚上的房费。

平账和结账

一个客人在酒店里进行各种消费，包括住宿、就餐、娱乐等等，到最后结账时，应该支付的费用应该正好等于他消费的总金额。收银员输入消费项目或结算项目使账户的借贷方相等，这一过程称为“平账”或“账户结平”。平账后才可进行“结账”操作。

在IPMS系统中，一个账户是否已结账可以相应的不同视图界面中查询。已结账的账户不允许进行修改，且未结账户和已结账户是用不同的视图来显示的。收银员应该学会利用不同的视图对账户进行相应的查询。

退房

在客人退房时，收银员应该将客人的账户结平，并打印出结账单经客人本人审阅和签字，表明他已经接受了所有账项。注意，如果消费金额不为零，也就是说账单中有客人在宾馆里进行过消费的记录，最好还是要将已结账单打印出来，请客人签名确认。即也就是：

1、退房与结账没有必然联系，不一定要非得结账再退房。但一般正常流程，都是先结账再退房。

2、如果没有结账而执行退房（通过后续的直接退房操作或在结账流程中不选择结账而退房），而系统形成已退未结状态，一般适用于熟客或应收账客人的延迟结账处理。

在完成电脑退房操作后，所退房间的房间状态会自动改变为VC/VD房。

冲减和退账

根据财务上的有关规定，错误的入账记录不允许进行无痕迹的修改。因此，如果收银员入账错误而且已经存盘，电脑是不允许对错误的记录进行直接修改的，这时候可以使用“冲减”(VOID)的办法进行处理。具体的操作方法是先找出错误的入账记录，执行账户明细中的“冲减”功能即可。系统将参照“项目相同，金额相反”的原则生成一条相反的记录，冲减完后的两条记录默认在账户明细中隐藏，但可以单击账户明细中的“冲减”标志查看。

然后按“项目相同，金额相反”的原则输入相应的金额，最后再重新输入正确的项目和金额。

对于由上级签批的减免消费或是存在着退账事实（如退押金），如果已经入账，可以采用“退账”(REBATE)的办法进行处理。具体的操作方法是：

1、先手工计算出减免前后的消费差额，据此填写相应的“退账单”，然后才可在电脑中输入该差额，注明退账单号和退账原因，进行退账操作。注意，退账单必需有授权人的签字确认。

2、按“项目相同，金额相反”的原则输入相应的金额，表示已将此项目退账。

冲减操作既可用于借方消费项目，也可用于贷方结算项目，而且要求最好在当班或是当天内，由经手人发现和更正，避免影响其他收银员工作，更加要避免影响其他营业日的数据。退账操作一般适用于借方消费项目较多，主要用于调整前几个营业日的数据，也可以对结算消费项目退账，例退押金。

转账

当一个账户的部分或全部消费(或结算)项目需要从该账户转移到另一个账户中时，收银员就需要做“转账”操作。在IPMS系统中，对于每一个账户而言，只有账号是唯一的，所以，无论哪一种转账方式，归根结底都可以转换为不同账号的两个账户之间的收银记录转移(账类并不重要)。在酒店的日常营运中，转账的例子比比皆是。例如，两间房间共同付费时需要进行转账，团体为各团员房间支付房费时也需要转账，等等。作为一名好的收银员，应该能够熟练地根据具体的业务需要使用各种转账方式，高效地为顾客服务。

注意：转账记录可以在转账记录报表中反映，也可以在账户明细中单击“显示”查看转账痕迹。另，账户中已转出的记录，系统是在源账户中按“项目相同，金额相反”自动生成一条相反的记录，并在目的账户中生成一条正常的入账记录，即会存在三条记录，两条在源账户中，一条有目的账户中。在源账户中，可以在账户明细中点击“转账”标志，查看本账户的转出记录。

部结

“部结”即是本账户内的部份提前结账，执行部结后账户仍为开账状态，“部结”在本账户内完成。

重新开账

每个账户中的“账户状态”项目是电脑系统判定该账户是否已结账的标记。“账户状态”的作用就是清空结账员项目，将已结账户恢复到未结账的状态。在收银员的日常工作中，“重新开账”主要用于当收银员发现已结的账户中有问题时(如误将长城卡结算错输为牡丹卡结算)，将有问题的账户重新置为未结账状态，以便进行重新调整。根据财务制度的规定，在IPMS系统中，“重新开账”只能对当天内结账的账户有效，也就是说，只有尚未执行“转日期”，即本天的酒店营业还没有最后确认时，才可以使用本功能对有关账户进行调整。

注意：如果使用了“重新结账”功能，在对有关项目进行调整完后，应尽快重新执行“结账”操作，将该账户结掉。

“重新开账”在事件跟踪报表及系统日志中反映。

“重新开账”功能在相关视图中可以找到。例：已结未退视图、离店账户视图、历史账户视图。在住账户视图不显示“重新开账”功能。

开工作账

“开工作账”简称“开账”，是由收银员在电脑中生成一个新的账户，存放有关的消费记录和结算记录，一般用于收银员处理临时账目应用。在日常工作中，开账的例子也很多，如有的酒店由前台收银代收大堂酒吧的有关款项，一间房间的两位客人要求分摊费用并打印相应账单，等等。

 注意：新开出来的账一般都是临时性质的，收银员在完成相应的业务处理后应尽快将该账结掉。

调整账务

“调整账务”是指收银员根据实际的需要，对两个或以上账户中的某个消费项目进行手工的调整。一般情况下，调账的原则是只对消费项目进行调账，而且在调账前后，账户的消费总情况不能发生变化。收银员需要进行调账的机会很多，如某位在店客人要求先结一百元的电话费，剩余的话费继续在房间挂账，以后再结。这时候，收银员可按以下步骤完成该项工作：

先用“分账”将所有电话费分至新账户；

手工输入一条用于调账的电话费记录至新账户，使电话费的总金额正好为一百元，并将该账户结掉；

在原账户中手工输入另一条用于调账的电话费记录，金额与上一条记录相反。

完成以上工作后，这两个账户的电话费总金额没有发生任何变化。

调整账务工作大概包括：

1、转账；

2、拆分；

3、分账；

4、退账；

等等。

第三章 收银管理

3.1 收银视图

IPMS系统以动态工作视图的方式来组织与前厅收银相关的各项功能。

收银视图预先定义了：

l 在住客人（分为散客和团队）：显示所有在住客单

l 工作账户：即非住店客人账

l 已结未退：显示所有已结未退的客单

l 已退未结：显示所有已退未结的客单

l 离店账户：显示所有已离店的客单

l 预订账户：显示所有有效的预订客单

l 历史工作账户：显示所有已关账的工作账户

3.2 账户类别与账户状态

在IPMS系统中，相关的账户类别有：

账户状态有：

未开账（N）、开账（O）、结账（C）、锁账（L）四种

3.3 快速入账

   即不需要进入账户明细页面，单据执行快速入账操作，不提供其他账单功能。

3.4 账户明细：

PMS系统中，对于客人和团体，一旦建立了预订单或客单，相应的账户便自动开立。酒店客人的各项消费通常都不是立即付款结算的，客人应付酒店的欠款便记录累计在客人的账单中。

账户明细是收银操作最集中的地方，大部份的日常操作都可以在此完成。

以上图为例：

账户明细页面分为账户概要、账单明细、分项小计、关联账户四个区，右边和左边分布了与账户和账单相关的操作按钮。点击任一操作按钮，就可以执行该按钮的功能。

左上方的相关账户区中显示了与当前账户相关的其他账户及其余额合计，点击其中的账户可以切换为当前账户。相关账户包括同住账户、关联账户和团体账户。

右上方的账户概要区包含了当前账户的摘要资料，例如客人姓名、账号、房号、房价、抵离日期、付款类型、账户余额、消费金额、支付金额、收银备注等。

右下方的账单明细区以多个账卡重叠的形式显示了各个分账单的交易明细，其中最左边的“全部账单”是虚拟合并了所有分账单的交易记录的一览表。账单交易明细记录了交易发生时间、交易代码、消费金额（借方）、支付金额（贷方）、摘要、单号、收银员、班次、营业点等内容。

左下方的分项合计区，显示当前账单中的消费和支付金额的分项目合计。

3.5 账户明细常用功能

3.5.1 入账

入账就是输入消费的账目到账单中。在电脑化管理下，客账的入账通常分为电脑自动入账和手工入账两大类。房租、电话费、各联网收银点的挂账均由电脑自动记入前台客账。未联网收银点的客人消费（例如洗衣等）一般由前台收银员负责手工录入。

3.5.2 修改

使用“修改”按钮，对入账记录的备注信息进行修改操作。

3.5.3 付款

付款就是输入结算的账目到账单中, 例如：客人预缴押金、结算付款的记录等，一般由前台收银员负责手工录入。

3.5.4 账单打印

千里马系统提供随时打印账单功能，不一定要在结账时候打印账单。

3.5.5 结账

结账功能提供客人账单结账，同时也用于处理客人提前离店情况。

注意：“结账”按钮和“退房”不会同时出现。显示哪个按钮取决于客人的客单状态。如果客人的客单状态是“入住”（离店日期不是当前营业日期），“结账”按钮可用。如果客人的客单状态是“预离”（离店日期是当前营业日期），“退房”按钮可用。

3.5.6   交易转账

指将一 个账户中的消费或支付记录转到其它账户中

3.5.7 交易冲减

冲减以一正一负来抵销错误的账目，并记录取消痕迹

3.5.8 直接结账

这项功能常用于团体结账中无余额的团员成批结账，也可用于已结平的工作账的结账。特殊情况下，可以在不退房的情况下先做结账。

3.5.9 直接退房

直接退房功能主要用于对已结账的账户（特殊是团员账户做成批快速退房。特殊情况下，可以在未结账的情况下先做退房。

第四章 操作说明

4.1 付款

例子1：李小姐在酒店住1晚，在前台办理2009房间入住，做好客人登记操作后，客人支付押金200元。

操作：

打开李小姐的客单->点击选择->快速录入押金

录入押金金额200点击保存

        点击保存后系统会自动入账并弹出押金单预览界面，确认押金单无误点击打印押金单

4.2 入账

例子2：2009房间李小姐需加床，通知管家帮2009房间客人加床后，在2009客账上录入一笔加床费用80元。

操作：

收银管理->收银->在住客人视图，在查询栏输入房号2009找到客账，双击记录打开账户明细

打开账户明细点击入账，在入账界面选择“加床”交易代码，录入单价80点击入账

4.3 冲减

         例了3:  操作人员在操作2010房间入账时入错了手工房费金额，现需将入错的账户记录冲减。

      操作：

       选择要冲减的交易记录，点击“操作类型”选择“交易冲减”

          选择冲减原因代码，删除自己过错账的记录

冲减后账户明细会生成冲减记录

4.4 转账 

         例子4：2010房王先生与2009房李小姐为相识的客人，结账时2009房间客人表示将2010房间的消费一起结算。

        操作：

       登陆系统-> 选择收银

     在收银视图中在查询栏中输入记号2010   

双击记录打开账户明细，选择转账的记录点击“操作类型”点击“交易转账”

弹出交易转账界面，勾选转入到其他账户，选择转入的账户

在选择客人界面，输入账户转入的房间号点击查询，选择要转入的客账后点击确定

转账后系统会生成转账记录，默是隐藏的，可在账户明细中将隐藏已转出的交易记录的勾去掉，进行查看

4.5 结账

      继续以例子4为例：现需对2009房李小姐的客账进行结算退房

操作：

     收银->在住客人视图，通过在查询栏中输入2009房号，查询出2009客账后双击打开账户明细

双击打开账户明细，检查客人账户消费与结算是否正确，通知管家退房查房，确认无误后点击结账

如客人超过加收日租的时间界限，系统会自动提示是否加收日租，点击是加收日租

系统会跟据账户明细计算出客人应支付金额，并弹出付款入账界面，与客户确认支付方式，在付款类型中选客人的支付类型，确认无误后点击入账。

点击入账后结账退房成功。

打印账单，在账户明细中，点击“更多选项”选择“打印账单”选择需要打印的账单格式，点击预览

预览账单确认资料及格式正确后点击“打印”

4.6 已退未结　

        例子5：客人马先生是酒店的熟客人，入住酒店2010房住了一晚，客户第二天到前台表示先退房不结账等下次来酒店的时候再一起结算。

操作：

因客人马先生的押金够付房费，只需要做直接退房操作。

打开马先生的账户明细账检查交易记录是否正确，确认无误后点击“更多选项”->选择直接退房

系统提示是否退房点击是，退房成功

已退未结的客账会存放在“收银”->“已退未结”视图中

4.7 收银交接班（收付制）

    点击报表管理

选择报表 pmsfin007“结账账户项目汇总表”

如上图，表示2016-11-18，收银员“服务部测试用户”结账共收到的人民币是365.00元，所以需向财务投款人民币365.00元。

4.8 收银交接班（权责制）

    打开报表pmsfin001“收银员入账项目明细表（付款项目）”

如上图，表示2016-11-02号，收银员“服务部测试用户”收到收款人民币400元，信用卡250元，所以需向财务投款现金400元，信用卡 250元。